Osoby prowadzące działalność gospodarczą, której następstwem jest gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych, a także posiadanie dokumentów o różnym stopniu tajności, mogą narazić się na odpowiedzialność karną, jeśli niewłaściwie niszczą materiały, zawierające wyżej wymienione informacje. Niestosowanie się do wymogu RODO I norm obowiązujących w procesie bezpiecznej utylizacji dokumentów, może być podstawą do ukarania przedsiębiorcy.
Prawidłowe niszczenie dokumentów firmowych zawierających dane osobowe. Kary za uchybienia w tym procesie
W świetle obowiązującego w Polsce prawa dane osobowe, które są przetwarzane w danej firmie, objęte są szczególną ochroną. Naruszenie ich, wyciek lub też udostępnienie niezgodne z wymogami, grozi poważnymi konsekwencjami dla administratora danych. Podobnie rzecz ma się, jeśli chodzi o okres, w jakim można legalnie przechowywać dokumenty papierowe, zawierające dane tajne, poufne, szczególnie wrażliwe, a także te z danymi osobowymi. Zmiana przepisów prawnych zaowocowała tym, że przedsiębiorstwa mają wyznaczony termin, do którego mogą legalnie przetrzymywać dokumentację papierową, zawierającą dane osobowe. Po upływie wyznaczonego terminu, dokumenty firmowe powinny zostać poddane procesowi ich niszczenia.
Utylizacja dokumentów zawierających dane osobowe również musi przebiegać zgodnie ze wskazówkami i konkretnymi wytycznymi. Bezpieczne niszczenie danych osobowych jest tak samo ważne, jak ich prawidłowe przechowywanie czy przetwarzanie. Niedopuszczalne jest wyrzucanie firmowych dokumentów papierowych, ponieważ jest to niezgodne z zapisami RODO i karane grzywną, a także uważane za sprzyjające cyberprzestępczości.
W jaki sposób niszczyć dokumenty firmowe, aby nie złamać prawa?
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak niszczyć dokumenty z danymi osobowymi, aby nie narazić się na odpowiedzialność karną za powstałe w trakcie tego procesu nieprawidłowości. Rozporządzenie RODO nie określa dokładnego sposobu, a także procedur utylizacji dokumentów zawierających dane osobowe. RODO zawiera jednak jednoznaczny zapis o tym, że nośnik, na którym zapisano różnego typu informacje, w tym także te tajne czy poufne, musi być zniszczony trwale i w taki sposób, aby uniemożliwić i jego odzyskanie. Oznacza to, że przedsiębiorca, który nie posiada niszczarek zgodnych z normą DIN 66399, która dokładnie określa wymagania stawiane maszynom, przeznaczonym do utylizacji dokumentów papierowych w firmie, może narazić się na odpowiedzialność karną. Duże znaczenie ma szerokość i wielkość ścinek, które powstają w procesie utylizacji papierowych danych firmowych. W przypadku, gdy są one niezgodnie z obowiązującymi wymogami, istnieje szansa odzyskania z nich danych, które mogą wejść w posiadanie przez hakerów, cyberprzestępców, a także osób prowadzących działalność o charakterze korpoprzestępczości.
Przedsiębiorstwa, które nie posiadają niszczarek zgodnych z RODO, mogą narazić się na odpowiedzialność karną w postaci dotkliwych grzywien. Tego typu kary finansowe za nieprawidłowe utylizowanie dokumentów firmowych dotyczą zarówno mikroprzedsiębiorców, osoby prowadzące średniej wielkości firmy, jak i właścicieli dużych przedsiębiorstw i korporacji.
Mobilna utylizacja dokumentów firmowych a porzucanie ich na nielegalnych wysypiskach śmieci
Mechaniczna metoda niszczenia dokumentacji firmowej jest dopuszczalna w polskim prawie, jednakże wymaga ona dysponowania niszczarkami zgodnymi z RODO. W przypadku posiadania bardzo dużej ilości odpadów papierowych przeznaczonych do utylizacji szczególnie należy zadbać o to, aby proces ten był bezpieczny i w pełni kontrolowany. Oznacza to, że przedsiębiorstwa generujące ogromne ilości dokumentacji firmowej z danymi osobowymi, mogą powierzyć proces ich niszczenia firmom świadczącym usługi w postaci mobilnej utylizacji dokumentów. To wyspecjalizowane podmioty, które ustalają z właścicielem przedsiębiorstwa daty odbioru dokumentów firmowych do utylizacji. Pojawiają się oni we wskazanym miejscu, odbierają dokumentację w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami, a następnie przewożą je do wyznaczonych punktów, czyli niszczarni, gdzie następuje zgodny z prawem proces utylizacji dokumentacji firmowej.
Popularne mobilne niszczenie dokumentów powierzone wyspecjalizowanym jednostkom jest zgodne z obowiązującym w Polsce prawem, w tym z RODO. W trakcie przekazywania dokumentacji z danymi osobowymi, a także ich przewożenia do niszczarni, nie zachodzi ryzyko wykradnięcia poufnych informacji, ponieważ dokumenty firmowe do utylizacji są przechowywane w wyznaczonym do tego celu miejscu. To zazwyczaj strzeżony obiekt, skutecznie zabezpieczony przed wtargnięciem osób niepożądanych.
Samowolne wyrzucanie dokumentów firmowych na wysypiska śmieci lub porzucanie ich w miejscach niedozwolonych, jest surowo zabronione i obarczone bardzo wysokimi karami dla dokonującego tej czynności przedsiębiorcy. Warto o tym pamiętać przed próbami podjęcia tego typu działań.
Nieprawidłowe niszczenie dokumentów firmowych jest surowo zabronione. Tego typu działanie niesie za sobą przykre konsekwencje w postaci odpowiedzialności karnej i nałożenia bardzo wysokiej grzywny.