Usługa profesjonalnego niszczenia dokumentów staje się coraz popularniejsza nie tylko w największych przedsiębiorstwach. Z roku na rok coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na outsourcing tej usługi w celu optymalizacji kosztów, ale i bezpieczeństwa firmy, danych jej pracowników oraz klientów.
Wciąż jednak są przedsiębiorstwa, które niszczą swoje dokumenty „na własną rękę”. Korzystają w tym celu z niszczarek biurowych lub prostszych, tradycyjnych sposobów. Co jednak jest bezpieczniejsze? Warto poznać wszystkie istniejące opcje i samemu sprawdzić, jaki sposób niszczenia dokumentów będzie dla nas najbardziej odpowiedni.
Kiedy warto skorzystać z outsourcingu?
Sposób niszczenia dokumentów w firmie zależy od indywidualnych potrzeb pracowników, a raczej od tego, jak dużo dokumentów jest produkowanych i niszczonych na bieżąco. Jeżeli takich materiałów codziennie znacznie przybywa, a biurowe niszczarki nie nadążają za ich zniszczeniem – warto jest zdecydować się na outsourcing tej usługi u ekspertów z profesjonalnych firm zajmujących się utylizacją dokumentów.
Outsourcing usługi profesjonalnego niszczenia dokumentów przydaje się także wówczas, gdy nie mamy pewności co do tego, czy pracownicy dbają o poufność danych w nich zawartych. Nie chcemy przecież, by kartka zawierająca wydrukowaną umowę naszego pracownika lub klienta trafiła pognieciona do kosza na śmieci. Podobne przypadki traktuje się jako incydent RODO a ich konsekwencje mogą być naprawdę poważne zarówno wizerunkowo, jak i finansowo w przypadku kary. Aby uniknąć takich sytuacji warto jest zdecydować się chociaż na niszczarkę biurową. Najnowsze dostępne modele na rynku mają tryb cichej oraz szybkiej pracy i gwarantują skuteczne i szybkie niszczenie. Głośne i żmudne działanie, zapychanie się otworu niszczarki oraz przegrzewanie się urządzenia to przeszłość.
Kto jeszcze często korzysta z outsourcingu przy niszczeniu dokumentów? Te przedsiębiorstwa, które większość danych przechowują na nośnikach elektronicznych, tj. na płytach CD, DVD, kartach pamięci, dyskach twardych komputerów oraz dyskach zewnętrznych, smartfonach (np. na poczcie elektronicznej), pendrive’ach… Tutaj niszczarka biurowa może okazać się niewystarczająca. Oczywiście warto wspomnieć, że najnowsze na rynku propozycje z kategorii niszczarek biurowych są w stanie już zniszczyć nie tylko papier, ale i na przykład płyty CD. Nie zmienia to jednak faktu, że zniszczenie dużego rozmiarem dysku twardego w warunkach biurowych może minąć się z celem.
Kto może niszczyć dokumenty sam?
Nie wszyscy korzystają jeszcze z outsourcingu niszczenia dokumentów. Korzystanie z samodzielnego niszczenia jest jednak bezpieczne tylko wtedy, kiedy w firmie wydzielona jest do tego specjalna osoba, która ma odpowiednią wiedzę i kontroluje bezpieczeństwo eliminowanych materiałów. Warto jest powierzyć tę pracę profesjonalistom – bez względu na to, czy są oni z wewnątrz czy z zewnątrz organizacji.
Dokumenty niezawierające szczególnie wrażliwych lub chronionych prawnie danych wciąż można z powodzeniem niszczyć samodzielnie – czy to za pomocą niszczarki biurowej (jak wspomniano w poprzednim podpunkcie) czy też ręcznie wyrzucać je do kosza na śmieci. Warto jednak wspomnieć, że profesjonalne niszczenie dokumentów to usługa ekologiczna, dzięki czemu możemy przyczynić się do ochrony środowiska naszej planety jednocześnie robiąc porządki w biurze.
Czego jednak się nie zaleca robić samodzielnie? Usuwać danych z nośników cyfrowych. Wielu przedsiębiorców próbuje usuwać dokumenty z dysków twardych za pomocą przenoszenia ich do kosza – warto jednak wiedzieć, że takie działanie nie przyniesie efektów w momencie, gdy ktoś bardzo będzie chciał je odzyskać. „Domowe” metody nie działają na pliki, dlatego najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest przekazanie ich w całości do miejsca utylizacji.
Profesjonalne niszczenie dokumentów gwarancją bezpieczeństwa
Aby mieć pewność, że niszczenie dokumentów w firmie odbywa się w sposób profesjonalny oraz bezpieczny – zarówno dla naszych klientów jak i pracowników – warto zdecydować się na outsourcing usługi utylizacji dokumentów. Zespół profesjonalistów pomoże nam w wyborze odpowiedniego rodzaju niszczenia, aby działanie było w pełni dopasowane do zróżnicowanych potrzeb każdego przedsiębiorstwa.
Źródło: Essi – niszczenie dokumentów